Privacyverklaring

Hoe Lindeboom Recruitment omgaat met jouw gegevens als kandidaat of als contactpersoon van een klant.

Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens

Lindeboom Recruitment bepaalt waarvoor en hoe jouw gegevens gebruikt worden. Dat heet de verwerkingsverantwoordelijke. Heb je een vraag over je gegevens, dan kun je altijd bij Lindeboom Recruitment terecht. Mail: demo@hellohiring.nl.

Welke gegevens we van je hebben

Dat hangt af van wat jij ons geeft en hoe ver je in het traject bent. Meestal gaat het om je naam, je e-mailadres en telefoonnummer, je cv en LinkedIn-profiel, wat je zelf vertelt over wat je zoekt, onze gespreksnotities, feedback na gesprekken en, als het zover komt, de gegevens van een aanbieding of contract.

We vragen nergens om gevoelige gegevens, zoals je gezondheid, afkomst of geloof, en we gebruiken ze nooit om je te beoordelen. Vertel je er zelf iets over, dan gebruiken we dat alleen als het nodig is voor jouw situatie, bijvoorbeeld een afspraak aanpassen.

Teken je een document online, dan leggen we je IP-adres, het tijdstip en je apparaat vast als bewijs.

De meeste gegevens krijgen we van jou zelf. Soms komen ze ergens anders vandaan: je openbare LinkedIn-profiel, een tip van iemand die jou kent, of feedback van een klant na een gesprek. Dan vertellen we je dat bij ons eerste contact.

Je hoeft ons je gegevens niet te geven. Maar zonder je naam en een manier om je te bereiken kunnen we je sollicitatie niet behandelen.

Waarom we je gegevens gebruiken en waarom dat mag wordt nog gecontroleerd

Zonder jouw toestemming of een andere grond uit dit lijstje gebruiken we je gegevens niet. We verkopen ze nooit.

Geef je een telefoonnummer op, dan gebruiken we dat om je te bellen.

Koppelingen die we gebruiken

Geen externe koppelingen actief bij deze omgeving.

Met wie we je gegevens delen

We delen je gegevens alleen met wie dat nodig heeft om het werk te doen. Bedrijven die voor ons werk doen met jouw gegevens, noemen we verwerkers. Met hen zijn afspraken gemaakt over hoe zij met je gegevens omgaan.

• Lindeboom Recruitment en de collega's die aan jouw sollicitatie werken (Nederland): Alles wat bij je dossier hoort.
• De opdrachtgever waarvoor je wordt voorgesteld (Bij de opdrachtgever zelf): Alleen wat nodig is om jou voor te stellen, zoals je profiel en cv.
• Hello Hiring (Nederland): De software waarin we werken. Hello Hiring verwerkt je gegevens alleen in opdracht van Lindeboom Recruitment en gebruikt ze niet voor eigen doelen.
• Hostnet (Nederland): De hosting: alle gegevens in de software staan op een server bij Hostnet.
• Microsoft (Outlook en agenda) (Europese Unie): Mail en agenda-uitnodigingen die we namens de recruiter versturen en lezen. De mail staat in de mailbox van de recruiter zelf.
• Anthropic (Claude, de AI) (Verenigde Staten): Gegevens uit je dossier voor de AI-functies hieronder. Voor de koppeling van Hello Hiring zelf gebruikt Anthropic die gegevens volgens zijn zakelijke voorwaarden niet om zijn modellen te trainen.

Komt er een nieuwe verwerker bij, dan wordt deze lijst aangepast.

Gegevens die buiten de Europese Unie komen wordt nog gecontroleerd

Je dossier zelf staat in Nederland. Een deel van je gegevens kan wel naar landen buiten de Europese Unie gaan, vooral naar de Verenigde Staten. Het gaat om: Anthropic (Claude, de AI). Daar gelden niet automatisch dezelfde privacyregels als in Europa. Daarom vertrouwen we op de Europese regels voor zulke doorgifte: standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar de partij daarvoor is aangesloten, het EU-VS Data Privacy Framework. Wil je weten welke afspraken precies gelden? Vraag het ons.

Waar AI bij helpt wordt nog gecontroleerd

De app gebruikt AI als hulp bij het opstellen van berichten en samenvattingen, en bij het uitlezen van een cv. Een bericht dat de AI voor de recruiter opstelt, leest een recruiter eerst na en keurt hij goed voordat het naar jou gaat. Vaste berichten, zoals de bevestiging van je sollicitatie en een herinnering voor je gesprek, gaan automatisch weg met een tekst die de recruiter zelf heeft ingesteld. AI neemt geen besluiten over kandidaten.

Voor een deel van het proces gebruiken we Claude (van Anthropic) als hulpmiddel voor de recruiter. Dit doet de AI bij deze omgeving:

• Een samenvatting van je cv, tags en een score voor hoe goed je profiel bij een vacature past
• Het uitlezen van je cv om je gegevens vooraf in te vullen: naam, contactgegevens, woonplaats, functie, werkgever, opleiding en vaardigheden. Dit is geen beoordeling; een recruiter controleert alles en slaat het zelf op
• Advies aan de recruiter na feedback op een gesprek met jou
• Een samenvatting en vergelijking van kandidaten voor de hiring manager

Bij het beoordelen van je cv laten we leeftijd, geslacht, afkomst, taal, geloof, gezin, gezondheid en foto uitdrukkelijk buiten beschouwing; staat zo'n eis in een vacature, dan negeren we die.

Een mens beslist. Een score, samenvatting of advies van de AI is een hulpmiddel voor de recruiter. De AI bepaalt nooit zelf dat je wordt afgewezen of aangenomen. In een score of beoordeling laten we leeftijd, geslacht, afkomst, taal, geloof, gezinssituatie en gezondheid uitdrukkelijk buiten beschouwing. Een bericht dat de AI voorstelt, bekijkt een mens eerst voordat het naar jou gaat.

Jouw recht op uitleg en op een mens. Wil je weten hoe een score of advies tot stand is gekomen, of wil je dat een mens opnieuw naar jouw situatie kijkt? Vraag het Lindeboom Recruitment via demo@hellohiring.nl. We leggen dan uit wat de AI heeft gedaan en een recruiter beoordeelt het opnieuw.

Hoe lang we gegevens bewaren wordt nog gecontroleerd

Zit je niet meer in een lopende procedure (je bent afgewezen, afgevallen, in de talentpool of het ligt stil)? Dan verwijderen we je gegevens, binnen een week nadat de termijn is verstreken. Deze termijn geldt voor deze omgeving, gerekend vanaf het laatste contact:

• Afgewezen kandidaten: 90 dagen
• Standaard: 365 dagen

Op het formulier waarmee je solliciteert of je aanmeldt, kun je zelf aanvinken dat we je gegevens een jaar mogen bewaren, zodat we je kunnen benaderen voor andere vacatures. Dat vakje staat nooit vooraf aangevinkt en solliciteren kan ook zonder. Een collega kan die toestemming ook vastleggen nadat je die in een gesprek of per mail hebt gegeven. Je kunt haar altijd intrekken door ons te mailen; je gegevens vallen dan onder de termijn zonder toestemming.

Word je aangenomen, dan bewaren we je gegevens en de inhoud van onze gesprekken tot het einde van de garantietermijn van de opdracht, plus nog 28 dagen. Daarna verwijderen we de inhoud van onze gesprekken en je documenten. Alleen je naam en de aanbieding en factuur blijven bewaard voor de administratie. Wil je dat we je gegevens eerder verwijderen, dan kun je dat altijd vragen.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen we je gegevens. Van het verloop van je sollicitatie (in welke fasen je zat en hoe lang) houden we alleen een anonieme telling over, zonder naam of andere gegevens waaraan jij te herkennen bent. Uit zulke anonieme tellingen maken we statistieken, bijvoorbeeld hoe lang een sollicitatieproces gemiddeld duurt. Daarin ben je niet herkenbaar.

Berichten van mensen die geen kandidaat of contactpersoon zijn, bewaren we niet. Bij het lezen van mail kijken we eerst alleen naar de afzender en het onderwerp; de tekst van een mail wordt alleen opgehaald als die van een kandidaat of contactpersoon komt. Berichten die we niet aan een kandidaat konden koppelen, bewaren we hooguit 60 dagen . Het auditlog (wie deed wat) bewaren we 730 dagen ; zodra je gegevens zijn verwijderd, halen we ook je naam uit dat log.

Van alle gegevens in de software maken we back-ups, voor als er iets misgaat. Een uurlijkse kopie bewaren we ongeveer twee dagen en een dagelijkse kopie ongeveer twee weken. Gegevens die je hebt laten verwijderen, kunnen daarom nog hooguit ongeveer twee weken in zo'n kopie staan.

Zoekt een recruiter actief naar kandidaten voor een vacature, dan kan hij je openbare LinkedIn-profiel (naam, huidige functie, werkgever) op een longlist voor die vacature zetten, met zijn oordeel of je past. Dat doet hij alleen op grond van je werk, nooit op leeftijd, geslacht, afkomst, taal, geloof, gezinssituatie of gezondheid. Gebruikt hij daarbij de LinkedIn-extensie van Hello Hiring, dan verstuurt die alleen het bericht dat de recruiter zelf heeft nagelezen en goedgekeurd; de extensie leest zelf geen profielen. Neemt hij contact op, dan vertelt hij je daar meteen bij waar hij je gegevens vandaan heeft en dat je kunt vragen ze te wissen. Word je niet benaderd, dan bewaren we je profiel hooguit 30 dagen. Is er wel contact geweest maar word je geen kandidaat, dan bewaren we het hooguit 60 dagen.

Bezoeken aan onze website

Op de website tellen we bezoeken anoniem: welke pagina, wat voor soort apparaat (computer, telefoon of tablet) en via welke website je kwam. We slaan daarbij geen naam of IP-adres op. Van het adres waarvandaan je kwam bewaren we alleen de naam van de website, nooit de pagina zelf of wat er verder in het adres staat. Deze bezoekgegevens bewaren we 396 dagen (13 maanden) en daarna verwijderen we ze.

Voor klanten en contactpersonen wordt nog gecontroleerd

Ben je hiring manager of een andere contactpersoon bij een klant van Lindeboom Recruitment? Dan gaat dit onderdeel over jouw gegevens. Wat hierboven staat over wie verantwoordelijk is, over de ontvangers en over jouw rechten en het klachtrecht, geldt ook voor jou.

Welke gegevens we van je bewaren

• Je naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie.
• Je beschikbaarheid voor gesprekken, als je die doorgeeft.
• Je antwoorden op een voorstel, een feedbackverzoek of een vraag over een aanbieding.
• Wanneer je voor het laatst inlogde op het portaal en welke meldingen je al kreeg, zodat je niet twee keer hetzelfde bericht krijgt. Je wachtwoord bewaren we alleen in een vorm die niemand kan teruglezen.

Waarvoor we ze gebruiken en waarom dat mag

We gebruiken ze voor het portaal waarin je kandidaten volgt, voor de pagina's waarop wij je kandidaten voorstellen of om feedback of gegevens vragen, voor de weekupdate en voor herinneringen. De grond is ons gerechtvaardigd belang om samen met jou kandidaten te vinden en je op de hoogte te houden (art. 6 lid 1 sub f AVG). Wil je een weekupdate of herinneringen niet meer ontvangen, of wil je bezwaar maken tegen iets anders, laat het ons dan weten.

Voor contactpersonen hebben we nog geen vaste bewaartermijn. Wil je dat we je gegevens verwijderen, neem dan contact op met Lindeboom Recruitment via demo@hellohiring.nl.

Jouw rechten

Je hebt een aantal rechten over je gegevens. Je kunt ons op elk moment vragen om:

• Inzage: te laten zien welke gegevens we van je hebben en wat we ermee doen;
• Correctie: fouten te herstellen of iets aan te vullen;
• Verwijdering: je gegevens te wissen;
• Beperking: je gegevens tijdelijk niet te gebruiken, bijvoorbeeld terwijl we iets uitzoeken;
• Bezwaar: te stoppen met het gebruik van je gegevens, of met contact opnemen;
• Overdracht: je gegevens in een leesbaar bestand aan jou of aan een andere partij te geven;
• Toestemming intrekken: waar je toestemming gaf, kun je die altijd weer intrekken. Wat er daarvoor gebeurde, blijft dan wel rechtmatig;
• Uitleg en een mens: uitleg te krijgen over een score of advies van de AI en te vragen of een mens opnieuw meekijkt.

Neem daarvoor contact op met Lindeboom Recruitment, via demo@hellohiring.nl. We reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen een maand. Voordat we iets inzien of verwijderen, kunnen we je vragen om te laten zien dat jij het bent.

Klacht

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Vertel het ons, dan zoeken we het samen uit. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.